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Découvrez le guide d’organisation MEG pour améliorer la rentabilité de vos dossiers clients !

Le bon paramétrage des dossiers et la formation de vos clients sont non seulement indispensables pour réussir le déploiement de MEG mais aussi une opportunité pour améliorer la rentabilité de vos dossiers clients. Découvrez le guide d’organisation MEG pour vous aider dans le paramétrage des dossiers MEG sans rien oublier.

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L’organisation du client et la rentabilité du dossier sont intimement liées

Dans les années 1990, une étude réalisée par Antoine Perez mettait en évidence la corrélation entre le niveau d’organisation d’un client et le prix de vente heure moyen.

  • Niveau 1 – Pas d’organisation : 39.98€
  • Niveau 2 – Un minimum : 42.42€
  • Niveau 3 – Classement organisé : 49.22€
  • Niveau 4 – Tenue informatisée en interne : 51.98€
  • Niveau 5 – Personnel comptable en interne : 54.30€
  • Niveau 6 – Comptabilité et contrôle de gestion : 70.55€

A l’époque où la facturation était avant tout basée sur le temps passé, la non organisation du client n’impactait pas la rentabilité du dossier. Moins le client était organisé, plus le cabinet passait du temps et plus la facturation était élevée.

Dans les années 2000, les pratiques tarifaires ont progressivement évolué vers un prix annuel fixe complété par une facture de régularisation en fin d’exercice.

Or, aujourd’hui ces pratiques sont de moins en moins acceptées par les clients et nous constatons une généralisation d’une lettre de mission annuelle avec un engagement sur un prix fixe et acquis.

De ce fait, sur la base d’un prix fixe, il devient évident que plus un client sera organisé, moins le cabinet passera du temps et plus la rentabilité d’un dossier sera élevée. Inversement, moins le client est organisé, moins le dossier est rentable.

Comment améliorer l’organisation des clients ?

Avant de présenter les bonnes pratiques pour améliorer l’organisation de vos clients, il est nécessaire de définir les contours d’une bonne organisation.
Un client bien organisé est celui qui a, au minimum, correctement classé ses documents :

  • Factures de ventes
  • Factures d’achats
  • Notes de frais
  • Relevé bancaire
  • Journal de caisse
  • Documents administratifs

De nombreux cabinets ont tenté d’imposer à leurs clients, avec plus ou moins de succès, un système de classement «papier» de ces documents sous forme de classeurs ou pochettes.
Cette pratique a vite montré ses limites.

Coté client

  • Ne veut pas payer le temps consacré à sa mise en place
  • Réfractaire au classement papier
  • Ne voit pas l’intérêt immédiat
  • Considère que c’est au cabinet de faire ce travail

Côté Cabinet

    • Le cabinet n’a pas toujours formalisé une méthode de classification
    • Le cabinet ne souhaite pas « investir » du temps pour bien organisé le client dès le démarrage
    • Le collaborateur ne veut pas brusquer le client et imposer sa méthode
    • Le cabinet n’arrive pas à valoriser auprès du client le temps passé sur la mise en place de cette organisation

MEG : Une opportunité pour une meilleure organisation de vos clients

Aujourd’hui, le développement de la digitalisation avec les scans des factures et les outils tels que la SagemBox, les GED, les systèmes de récupération bancaires… favorisent l’organisation de vos clients.

Par exemple, en scannant ses factures, votre client participe sans le savoir à leur classement.

A ce titre, MEG améliore cette organisation puisque chaque module va contribuer au classement des différents flux (achats, vente, frais…)

  • Module Facturation : Factures de ventes
  • Module Achats : Factures d’achats
  • Module Notes de frais : Notes de frais
  • Module Caisse : Journal de caisse
  • Module Banque : Relevé bancaire

De plus, les différents API de MEG avec par exemple ACD ou la GED My Company Files complètent la captation de tous les flux de l’entreprise pour mieux l’organiser.

Un bon paramétrage pour optimiser cette organisation

Collecter les différents flux (achats, ventes, banques…) correctement classifiés est la 1ère étape d’une bonne organisation. Néanmoins, la digitalisation permet d’aller plus loin en affectant automatiquement les différents flux dans les bons comptes.

Il ne suffit donc pas seulement de mettre à disposition de vos clients un outil de facturation, un système de capture des factures d’achats, etc. Il est indispensable de parfaitement paramétrer ces différents modules pour que chaque facture de vente ou d’achat s’affecte correctement avec un minimum de contrôle.
Au contraire, si ce paramétrage n’est pas correctement réalisé en amont, vous allez récupérer des données de vos clients qu’il vous faudra systématiquement contrôler et corriger dans votre outil de production comptable. Loin de vous faire gagner du temps, un mauvais paramétrage initial risque au contraire de pénaliser encore plus la rentabilité de vos dossiers.

Le guide d’organisation MEG

Pour vous faire gagner du temps et vous permettre de ne rien oublier dans le paramétrage de vos dossier MEG, nous mettons à disposition des membres de la CEG un guide d’organisation MEG.
Ce guide d’organisation reprend pas à pas tous les points de paramétrage des dossiers MEG : de la création d’un compte MEG jusqu’au paramétrage de chaque module.

Ce support est le fruit d’un travail de plus de 6 mois, réalisé en collaboration avec les ambassadeurs MEG qui ont mis leur expérience au service des membres de la communauté.

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Télécharger le kit dans l’onglet « Outil Marketing »

La formation client : une meilleure rentabilité et une source de chiffre d’affaires supplémentaire

Comme nous venons de le démontrer, le paramétrage initial contribue à une amélioration de la rentabilité d’un dossier mais ceci n’est pas suffisant s’il n’est pas complété par une formation de vos clients.

De plus, à la différence d’une formation à l’organisation que le client n’acceptait pas de payer, former vos clients à l’utilisation de MEG est perçu comme un vrai apport qui va leur permettre de gagner du temps et de l’efficacité dans leur propre gestion : meilleur suivi de leurs créances clients, de leurs factures fournisseurs, de leurs comptes bancaires…

Nombreux de vos confrères ont saisi cette opportunité de vendre ces formations. En moyenne, l’étude du livre blanc sur les bonnes pratiques montrent que les cabinets facturent une demi-journée de formation entre 250€ et 350€ (prix moyen 310€).

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Télécharger le livre Blanc « Les bonnes pratiques pour déployer MEG »

Un dossier bien paramétré et un client bien formé = Une rentabilité maximale

Bonne réussite à tous !

Informations additionnelles pour cet article

09 janvier 2018 Jordy GOBIN ,